Кейтеринг на деловых мероприятиях
Суббота, 21 Март 2015 15:31

Сейчас в магазинах, торговых центрах или ресторанах Москвы уже не встретишь излюбленного в советские времена перерыва на обед. В области же EVENTа - при проведении деловых мероприятий - организация обеденных перерывов и кофейных пауз является показателем серьезного отношения организатора-заказчика к своему продукту–услуге–бизнесу.

Деловое питание на мероприятиях – это одна из важнейших составляющих имиджа компании. Кофе-брейки, ланчи, итоговые фуршеты являются неотъемлемой частью солидной конференции, семинара, тренинга или выставки.

Основная задача кейтеринга на деловых мероприятиях, - считают эксперты, создание комфортной атмосферы для гостей, которая будет соответствовать формату и целям мероприятия, так как перерыв на кофе – это не только время отдыха, но и время для неформального общения на рабочие темы в условиях жесткого цейтнота».          

В наши дни отличить бизнес-мероприятие от «небизнес» становиться все сложнее, поскольку даже поход на день рождения часто попутно используют с целью появления новых знакомств и выгодных связей. И чтобы избежать путаницы в терминах, в этом выпуске мы рассмотрим деловое питание в рамках конференций и семинаров, выставок, презентаций, на переговорах и собраниях совета директоров.

Технические и технологические процессы организации такого питания аналогичны процессам организации банкетов или фуршетов. Кофе-брейки для кейтеров – это также привоз мебели (из которой будет составлена фуршетная линия), кухонное и барное оборудование, текстиль и посуда. Главная особенность, которую следует учитывать при подготовке делового питания, заключается в том, что это именно перерыв на еду, к началу которого все должно быть приготовлено и накрыто, а затем убрано и подготовлено заново к началу следующего брейка. Для работы на деловых мероприятиях повара используют разнообразное оборудование, которое существенно облегчает их труд. 

Чтобы избежать накладок следует действовать исходя из «тайминга», или, иными словами, регламента основного мероприятия банкетный менеджер получает от заказчика основные вводные: сколько дней будет длиться мероприятие и сколько раз в день планируется прерываться на кофейно-обеденный отдых. Чтобы подготовить  утренний welcome-кофе, кейтеринговая служба должна завести оборудование и инвентарь накануне вечером или в ночь, так как нужно успеть не только разгрузиться, но и расставить мебель, разгладить скатерти, подготовить посуду и к 9 утра встречать участников мероприятия горячим ароматным кофе. Как будут расставлены фуршетные линии, планируется заранее, исходя из возможностей помещения и площадей, отведенных под кейтеринг, количества участников и выходов из основного зала. Для того, чтобы в максимально сжатые сроки обслужить большой поток, кейтер использует ряд профессиональных приемов. Например, напитки и еда накрываются на разных станциях: в одном зале может быть организованно несколько сервис-баров, где бармены будут наливать горячие напитки, а соки и минеральную воду подадут уже в стаканчиках. Обслуживание гостей заключается в своевременном выносе закусок на фуршетные линии и поддержании чистоты в зале. Гости сами выбирают понравившиеся закуски, съесть которые они могут стоя за коктейльными столиками».

Конференции, семинары, обучающие тренинги, как правило, длятся от одного до трех дней, стартуют с самого утра и завершаются около 18 часов. Регистрация начинается за 30-60 минут до 1-ой части заседания, и для прибывающих участников принято организовывать welcome-кофе. В этом названии заключено основное меню: подаются напитки без закусок  – горячий кофе, черный, зеленый или фруктовый чай, минеральная вода, может быть, печенье. Секрет  вкусного кофе состоит не только в сорте самих зерен, но и в природной минеральной воде, на которой он приготовлен. В кейтеринге на кофе-брейках обычно используют профессиональные заливные или проливные кофе-машины и бойлеры с кипятком для приготовления чая.

Пока идет 1-ая часть основного мероприятия, сотрудники кейтеринговой компании подготавливают полноценный кофе-брейк. На столы, в дополнении к горячим напиткам, сокам и воде, выставляются бутерброды, сандвичи, канапе, пирожки, выпечка, мини-пирожные и фрукты. Все закуски выполнены в мини-формате, чтобы гостям было удобно их есть, так как кофе-брейки проходят стоя и в крайне ограниченное время (от 20 до 45 минут в зависимости от формата мероприятия и количества участников).

Во втором перерыве между заседаниями обычно проходит обед. Он, в отличие от кофе-брейка, длится от одного до полутора часов. По типу обслуживания, в основном, это шведский стол с классическим набором блюд: салаты, мясные и рыбные горячие блюда, гарниры, овощи. Задача официантов вовремя доставлять блюда на фуршетные линии и зачищать коктейльные столики, освобождая их для следующих гостей. Супы подавать на такие обеды не рекомендуется.

Часто устроители конференции последний вечер заседания завершают прощальным фуршетом. Это время для подведения итогов, дружеских прощаний и укрепления появившихся знакомств в неофициальной обстановке за бокалом вина. На фуршетных линиях меняется текстиль: он может быть другим по цвету, более парадным. И главное отличие в меню – это появление алкогольных напитков; вино, коньяк, шампанское. Поскольку такие фуршеты зачастую приходятся на конец недели и проходят всегда вечером, многие люди торопятся уйти по личным делам. Поэтому на прощальные фуршеты рекомендуется выбирать легкие закуски: рыбные и мясные ассорти, канапе, тарталетки и некрепкий алкоголь. Иногда для избранного числа vip-участников или, если событие носит исключительный, например, юбилейный характер, заказчик просит организовать небольшой, но торжественный гала-ужин.

С каждым годом в выставочных павильонах столицы проходит все больше и больше выставок. Экспоненты, заказывая дорогостоящие стенды, ожидают от участия на выставке финансовую пользу, делая упор не просто на рекламу своей продукции, но и стремясь к обретению новых клиентов и заключению договоров, скажем так, прямо на месте. Диалог за чашечкой кофе с изысканными пти-фурами – это первый шаг к построению бизнес-отношений с потенциальным клиентом. Тех людей, которые, проходя на выставке мимо стенда компании, заинтересовались ее продукцией, нужно по максимуму заинтересовать и удержать. Услуги кейтеров в этой ситуации незаменимы. Ощущение профессионализма и надежности компании появляется у клиента где-то на подсознательном уровне. Его мнение будет первоначально складываться из того, как одеты, как разговаривают и ведут себя представители компании. И когда вместо того, чтобы беседовать с клиентом за столом переговоров, менеджер мечется от стола к чайнику, от чайника к холодильнику, от холодильника обратно к клиенту, клиент начинает ощущать пустую потерю драгоценного времени. «С каждым годом становится все больше компаний, которые ощутили финансовую отдачу от работы в ходе выставочных мероприятий. Те фирмы, которые пользовались нашими услугами, например, в 2007 году и заказывали меню из предварительного расчета проходимости клиентов через свои стенды, в динамике 2008 года увеличивают свой заказ на 1/3». Кейтеринг на выставках – это профессиональный и индивидуальный прием каждого гостя компании. Официант обслуживает менеджера и клиента, севших за стол переговоров, предлагает чай, кофе, вино или пиво. К столу подается ассорти из легких, но изысканных закусок, фрукты, мини-выпечка. Все блюда и напитки, подаваемые в такой ситуации, не должны обременять людей сложностью употребления, чтобы ничего не крошилось и начинка не капала на шелковые галстуки, еда подается на «один укус». В условиях работы на выставках выездному ресторану также необходима подсобная зона, где повар будет нарезать и сервировать закуски. Для разливного пива выездные рестораны используют ролл-бары с пивным холодильником и драфтом.

Еще один вид делового мероприятия - презентации - проходят сейчас чуть ли не каждый день. Открытие нового бутика, написание новой книги, выход нового журнала или сольного альбома, весеннее-летнее дефиле модной одежды – подобных EVENTов сейчас не счесть. И, конечно же, ни одна презентация не обходится без игристых вин, шампанского и элитного коньяка. Традиционным стилем обслуживания презентаций является коктейль-фуршет, когда большинство блюд и напитков подается официантами в обнос. Барные зоны могут служить еще и как анимационные станции, где бармены будут готовить разнообразные коктейли, используя приемы флеринга и фристайла. И учитывая, что на такие мероприятия собираются, как правило, стильные модные гости, стремящиеся жить в ногу со временем и успевать за стремительными мировыми тенденциями, угощение должно быть соответствующее: легкое, изысканное и космически-вкусное.

В крупных компаниях, холдингах, представительствах зарубежных компаний одним из неотъемлемых бизнес-процессов являются советы директоров, заседания акционеров, деловые переговоры. И какие бы глобальные и масштабные проекты не обсуждались во время этих длительных встреч - без перерывов на кофе и обед однозначно не обойтись. Перефразируя знаменитое изречение, скажем: бизнес бизнесом, а обед - по расписанию. Обеды в ходе серьезных деловых переговоров и совещаний принято устраивать в офисе в специально отведенном для этого помещении. Стол накрывается и сервируется, так же красиво и по всем правилам, как на банкет, исходя из количества участников. Обычно их число колеблется от 10 до 30 человек. Блюда подаются по классической схеме в обнос: закуска, суп (может быть), горячее блюдо. Гостям предоставляется возможность выбора: для этого очень часто печатают специальное обеденное меню, на котором указывают (как на банкете) количество курсов и ассортимент предложенных к обеду блюд. Даже за обедом бизнесмены продолжают обсуждать темы, ради которых они и собрались, поэтому сервис, предоставляемый официантами, должен быть виртуозно легок, уместен и ненавязчив. А меню - грамотно составлено, чтобы так же, как и на выставке, не напрягать гостей негласным вопросом. Из напитков – обязательно минеральная вода и соки, в зависимости от формата и времени этого обеда – возможен некрепкий алкоголь, в основном, вино.

Сейчас не для кого не секрет, что залог успешного бизнеса – это не просто капитал и финансовые потоки. Условием развития и благополучия компании являются хорошие, надежные и грамотно построенные отношения между людьми: и с партнерами, и с сотрудниками. Традиция преломлять хлеб за одним столом известна испокон веков, пренебрегать ей нельзя и ныне. Поэтому, инициируя деловые EVENTы, направленные на укрепления авторитета и статуса компании, нужно помнить о простых приемах гостеприимства. А вопросы организации ланчей, обедов и кофейных пауз лучше доверять профессионалам.