Организация мероприятия – это театр военных действий. Здесь, как на настоящей войне, есть своя стратегия и тактика, свои полководцы и солдаты. И, как в настоящем театре, – свой искушенный зритель: хозяин праздника и его гости. И если в конце мероприятия слышны аплодисменты, значит, все по-настоящему удалось.
В кейтеринге, как и во всяком серьезном бизнесе, без планирования не обойтись, и для того чтобы торжество состоялось, требуется тщательная многодневная подготовка.
Стратегический этап начинается со звонка клиента в кейтеринговую компанию, где предварительный заказ принимают координаторы, которые затем передают его руководителю отдела продаж. Люди обращаются с заказами разной сложности. Задача менеджера состоит в том, чтобы как можно раньше выяснить ожидания клиента. Кого-то интересуют прямые услуги, то есть еда. Кому-то нужно помочь и в подборе помещения, и в организации развлекательной программы. Для этого у нашей компании есть развитая сеть партнеров и огромная база площадок. Главное, чтобы организация мероприятия находилась в одних руках и все службы были скоординированы.
Менеджеру, которому руководитель поручает подготовку проекта, предстоит вникнуть во все детали грядущего события. Причем, обязательным условием работы с клиентом является знание своего заказчика в лицо! Существуют разные варианты мест встречи: начиная от show-room’а компании и заканчивая офисом клиента, куда менеджер приезжает с портфолио и каталогами.
Sales-менеджер обязан выяснить дату предстоящего события, время (т.е. стартовый час и продолжительность мероприятия в целом), количество гостей, предполагаемое место проведения и предварительный бюджет. Акцентировать внимание нужно на том, частное или корпоративное предстоит мероприятие, протокольное или демократичное, будут ли vip-персоны. Следует также обсудить гастрономические предпочтения заказчика. После этого менеджер может рекомендовать общий стиль оформления мероприятия и накрытия, подходящий вид обслуживания (банкет/фуршет/гала-ужин и т.д.) и примерное меню. Чем больше у менеджера информации, тем больше у него возможностей предложить ту или иную услугу, например, посоветовать заказать торт на юбилей, или предложить редкий фарфор для vip-столов. Когда времени на подготовку достаточно (минимум 10 дней, в идеале - месяц), есть больше шансов сделать праздник совершенным. Чтобы все задуманное получилось, менеджер и клиент должны находиться в постоянном диалоге.
Особое внимание следует уделить выбору меню. Оно должно идеально соответствовать формату мероприятия. Если кейтеринговая компания даст возможность хозяину торжества поразить своих гостей роскошными и невиданными яствами, он однозначно перейдет в число постоянных клиентов. Хорошо, когда заказчик до банкета дегустирует основные блюда, а при выборе вин и элитного алкоголя дает свои рекомендации сомелье компании. Также нужно решить, будет ли меню одинаково для всех. Для vip-персон оно может быть более разнообразным или вообще другим. Следует позаботиться о дополнительном запасе продуктов, чтобы выездной ресторан мог выйти из затруднительных ситуаций, если гостей придет больше, или поступит особенный заказ, например, вегетарианский. Количество заказываемой еды должно быть прямо пропорционально длительности мероприятия. Если это шестичасовой корпоратив, будет обидно, когда угощение закончится в самом начале. Поэтому важно в этом вопросе прислушиваться к рекомендациям и расчетам профессионалов банкетного дела. Но при этом помните, что выделенный для торжества бюджет никто не отменяет.
Когда все детали согласованы, для клиента готовится коммерческое предложение и договор. Здесь прописываются все услуги, которые гарантированно предоставляет выездной ресторан, и их стоимость. Предоплата в кейтеринге – «100%», в особых случаях, возможна разбивка на 70% и 30 %. Есть два вида составления счета. В первом - расписывается отдельная стоимость еды, обслуживания, доставки и т.д. Во втором – все дополнительные услуги изначально заложены в наценке на меню, и клиент видит только общую стоимость. На этапе заключения договора менеджер должен обсудить с заказчиком площадь, ресурсы и мощности, необходимые для технической зоны. Зачастую клиент не представляет, что это будет дополнительной статьей расходов при аренде площадки. Поэтому важно его предупредить заранее. Если же предстоит работа на новой площадке, менеджер обязательно должен исследовать ее до подписания бумаг. Он должен убедиться, что площадка позволит выполнить все требования клиента: рассадить гостей, организовать им зону встречи, танцев, чил-аут, сигарную комнату и так далее. В приложении к договору профессиональный кейтер обязательно предоставит схему расстановки мебели и рассадки гостей, укажет количество официантов, барменов, поваров и менеджеров, которые будут обслуживать торжество, утвердит с заказчиком стиль накрытия и униформу официантов.
Второй этап - это сбор данных о площадке и мероприятии, которые необходимы для подготовки мероприятия:
- схемы подъезда, разгрузки и наличие парковки для грузового транспорта,
- регламент заезда и выезда всех служб,
- определенность по времени монтажа и демонтажа,
- регламент перекрестного монтажа (ведь помимо кейтеринга на мероприятии задействованы декораторы, артисты, флористы, звуковики, постановщики света и т.д.),
- что собой представляют грузовые ворота (это важно, т.к. будут привозить оборудование),
- наличие грузовых лифтов,
- место для монтажа кухни,
- состояние вентиляции над кухонной зоной,
- какое энергопотребление доступно для кейтеринга,
- подвод воды и канализации,
- возможность использования подсобных помещений (для склада продуктов, хранения личных вещей и одежды персонала),
- будет ли у персонала отдельный туалет или им придется пользоваться гостевым (согласуется с заказчиком),
- место для курения персонала,
- наличие пожарных датчиков и тип системы пожаротушения,
- будут ли гости курить в зале или в специально отведенной зоне,
- пропускная способность входной группы,
- как будет организован гардероб,
- кто отвечает за чистоту на площадке,
- как организована служба безопасности,
- будет ли контролироваться работа кухни сотрудниками ФСО или личной охраной vip-персон.
Третий стратегический этап - это технологическая цепочка внутри компании. Утвержденное меню попадает в производство. Технолог-калькулятор просчитывает себестоимость и составляет план-заказ продуктов. Менеджер по проведению формирует заказ мебели, посуды, приборов и текстиля. Параллельно составляется техническая схема размещения кухонных станций, которую согласует с администрацией площадки. Шеф-повар оформляет заказ необходимого оборудования и утвари на склад с точным указанием даты и времени отгрузки. На мероприятие назначаются старший менеджер и старший повар. Комплектуется штат обслуживающего персонала, заказывается транспорт, утверждается регламент заездов, погрузки и разгрузки. Для того, чтобы объединить шоу и подачу блюд в единое действо, кейтеринговая компания связывается с организаторами программы.
Настал черед тактических действий. День мероприятия – это 24 часа беспрерывного контроля. Контроль отгрузки на кухне. Контроль отгрузки на складе (мебель, посуда, текстиль). Контроль сбора персонала. Контроль времени, чтобы не нарушать общий логистический план.
После заезда на площадку менеджер проводит первый инструктаж и знакомит персонал с территорией. Начинается разгрузка - все расставляется четко по местам: столы – в зал, оборудование – в кухонную зону. Продукты и посуда разгружаются в последнюю очередь, когда подготовлен главный плацдарм. Выездной ресторан начинает работать на площадке последним, т.к. накрывать и сервировать столы можно только после того, как свою работу выполнили все монтажники, декораторы, флористы, а клининговая компания привела в порядок пол. В идеале все службы должны быть знакомы между собой, действовать согласованно и в строго отведенные сроки.
За 20 минут до прихода гостей проводится блиц-тренинг. Его основная цель – это поднятие боевого духа; в нем присутствуют элементы командообразования и повторение главных правил сервиса. За 10 минут до начала все уже расставлены по местам.
Когда мероприятие началось, единственным лекарством от форс-мажора может быть только оперативность. Что может произойти? Например, попадутся два гостя, претендующие на один и тот же стул, т.к. по ошибке на стол № 5 будет выдано не 12, а 13 приглашений. Или организаторы не планировали рассадку, и в зале начнется легкий хаос. На случай внезапного появления большего числа гостей не плохо иметь один-два засервированных стола «про запас». Может сломаться конвектомат, сработать пожарная сигнализация. Здесь залогом успеха является опыт, оперативность, уверенность и знание дела менеджера по проведению или, выражаясь на профессиональном сленге, «проведенца».
Вновь вернемся к стратегии. На следующий день после мероприятия обязательно необходимо связаться с клиентом с целью получения обратной связи. Ведь на ошибках учатся. А лишний раз услышать похвалу - всегда приятно, потому что кейтеринг - это искусство из тысячи мелочей сделать фееричный праздник и победить обстоятельства.
Компания Дизайн-Торг - это профессиональный дизайн, а также проектирование и производство торгового и рекламного оборудования и мебели для кафе и ресторанов.
Специалисты компании занимаются внешней и внутренней отделке помещений баров, пабов, ресторанов, кафе, музеев и жилых помещений.