После определения списка участников мероприятия, нужно составить план их размещения. Рассаживая гостей необходимо учитывать большое количество нюансов, учитывая общественное и служебное положение гостя. Иначе организаторы рискуют получить упреки. Так, по воспоминаниям русского дипломата Юрия Соловьева, второй секретарь французской миссии, работавший в Пекине в конце XIX-го века, оскорбился тем, что на приемах ему отвели место ниже того, на которое он рассчитывал. В результате возникшей ссоры «произошла тяжелая сцена, окончившаяся рукопашной». Причем секретарь вызвал на дуэль обидчика, виновного в «неправильной» рассадке. К счастью, дуэль не состоялась. Однако и в наши дни, оскорбленные способны действовать не менее решительно. Известны, например, случаи, когда дипломаты или политические деятели, возмущенные менее почетным, с их точки зрения, местом, покидали прием и заявляли о сознательном проявлении неуважения.
Соблюдение тонкостей и особенностей дипломатического протокола при проведении приемов также важны и для всех нам привычных мероприятий – корпоративных вечеринок, новогодних праздников и др. Хотя, стоит признать, что рассадка гостей по принципу старшинства или их общественного положения не имеет абсолютного характера. В конце концов, важно, чтобы для гостей была создана дружелюбная атмосфера. А для этого нужно сделать так, чтобы присутствующие за одним столом были симпатичны друг другу.
Помня об этом, при планировании рассадки гостей нужно соблюдать следующие правила:
• гостям должно быть удобно наблюдать за развлекательной частью мероприятия;
• расстановка столов должна максимально способствовать официантскому обслуживанию;
• ведущий должен иметь возможность уделить внимание всей аудитории без исключения.
В зависимости от площадки, где проходит мероприятие, применяется тот или иной вариант расстановки столов. Среди множества вариантов наиболее распространенными из них являются расстановки в виде букв «Т», «П», «елочка», «торпеды», а также «шахматы».
Расстановка столов в виде буквы «Т» и «П» позволяет расположить гостей как можно компактнее. При этом внимание присутствующих сконцентрировано на президиум. Поэтому такие варианты рассадки используются на свадьбах или юбилеях, где почетное место занимают виновники торжества. Для корпоративных вечеринок такой формат, как правило, мало подходит. Куда более распространенным форматом на подобных мероприятиях является «шахматная» расстановка столов.
Столы, используемые на мероприятиях, могут быть прямоугольными или круглыми с различным диаметром. Классический банкетный стол круглый с диаметром 180 сантиметров. За ним может расположиться 10-11 человек.
Чтобы избежать проблем с рассадкой, следует заранее иметь ясное представление о том, где и куда будут посажены гости. Для этого нужен план рассадки, который может быть выставлен в месте, где собираются гости перед началом мероприятия. Таким образом, приглашенные имеют возможность заранее познакомиться с планом рассадки и легко отыскать свое место. Строго в соответствии с планом каждое место за столом принято обозначать кувертной карточкой – небольшой бумажный прямоугольник с фамилией участников мероприятия.